Wśród dostępnych na polskim rynku urządzeń fiskalnych możemy wyróżnić kasy oraz drukarki fiskalne. Mimo, iż z punktu widzenia fiskalnego urządzenia te spełniają taką samą funkcję, to różnica dla użytkownika (podatnika) jest istotna.

Kasa fiskalna umożliwia prowadzenie sprzedaży bezpośrednio z poziomu klawiatury kasy. Użytkownik nie potrzebuje żadnych dodatkowych urządzeń, aby wywiązać się z obowiązku ewidencji obrotów własnego punktu. Wyposażenie dodatkowe, takie jak czytnik kodów kreskowych, waga, komputer usprawniają proces sprzedaży i programowania kasy, jednak bez nich kasa będzie również spełniać swoją podstawową funkcję.

Drukarka fiskalna jest natomiast fiskalnym uzupełnieniem komputerowego stanowiska sprzedaży. Wykorzystują ją punkty, które prowadzą sprzedaż przy użyciu komputera. Połaczona z komputerem drukarka fiskalna ewidencjonuje obrót punktu oraz drukuje paragony. Nad całością procesu czuwa program zainstalowany na komputerze. Drukarka fiskalna oferuje użytkownikowi znacznie szerszy wachlarz możliwości funkcjonalnych, których stopień wykorzystania zależy od możliwości programu sterującego procesem sprzedaży.

Krok 1 - wybór urządzenia
Przy wyborze urządzenia, które będzie odpowiadało specyfice Państwa firmy, należy uwzględnić kilka bardzo ważnych cech urządzeń. Należą do nich: mechanizm drukujący, liczba kodów towarowych/usługowych, rodzaj klawiatury oraz ewentualna współpraca z urządzeniami zewnętrznymi (czytnik kodów kreskowych, waga, terminal płatniczy, komputer). Oto kilka przykładów.

Dla placówek handlowych prowadzących sprzedaż samoobsługową, przy użyciu czytnika kodów kreskowych z dużą liczbą obsługiwanych klientów, proponuję kasę z szybką drukarką, dużą liczbą kodów towarowych (do 30 000 PLU) oraz odporną klawiaturą.

Placówki handlowe prowadzące sprzedaż "z ręki" bez użycia czytnika kodów kreskowych z mniejszą liczbą klientów, mogą wybrać kasę z wolniejszą drukarką paragonów oraz z mniejszą bazą towarową (do 3 000 PLU).

Dla placówek handlowo-usługowych prowadzących sprzedaż sporadyczną ( do kilkunastu paragonów dziennie), proponuję kasy z małą liczbą kodów towarowych (do 1 000 PLU) oraz wolniejszą drukarką paragonów.

Kasy i drukarki rejestrujące dostarczane są do klienta w trybie tzw. szkoleniowym. Pamięć fiskalna jest nieaktywna. Każdemu podatnikowi proponuję zakup urządzenia na kilka dni przed aktywowaniem pamięci fiskalnej aby mieć czas na naukę.

Krok 2 - zgłoszenie.
Przed uruchomieniem pamięci fiskalnej (przed terminem rozpoczęcia ewidencji), należy złożyć pisemne zawiadomienie. Pismo to adresujemy do Naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego. Powinno zawierać dane podatnika wraz z nr NIP, informację o dacie rozpoczęcia ewidencji podatku należnego VAT przy pomocy kasy lub kas rejestrujących oraz adres miejsca ich używania. Pismo dostarczamy osobiście lub wysyłamy listem poleconym.

Brak zgłoszenia faktu fiskalizacji lub wysłanie go po terminie (po uruchomieniu pamięci fiskalnej), może skutkować brakiem możliwości odpisu/zwrotu części kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej. O przysługujących odliczeniach piszę poniżej w kroku nr 5.

Krok 3 - fiskalizacja.
W ustalonym terminie (podanym w oświadczeniu) podatnik w autoryzowanym serwisie dokonuje fiskalizacji urządzenia. W trakcie fiskalizacji technik wykasuje sprzedaż dokonaną w trybie szkoleniowym, zaprogramuje stawki zgodnie z obowiązującymi przepisami, wprowadzi nagłówek oraz nr identyfikacji podatkowej.

Podatnik musi zwrócić uwagę czy nr NIP wprowadzony do pamięci jest prawidłowy. Zapis ten jest jednorazowy i nieodwracalny. Błędne wprowadzenie numeru skutkuje wymianą pamięci fiskalnej.

Ponadto powinien sprawdzić czy jest odpowiednio wprowadzona data, godzina, stawki podatkowe VAT, baza towarowa/usługowa oraz dane podatnika znajdujące się w nagłówku.

Krok 4 - zawiadomienie.
Następnym krokiem podatnika jest wypełnienie i wysłanie zawiadomienia o miejscu instalacji kasy lub drukarki rejestrującej, w celu otrzymania numeru ewidencyjnego. Adresujemy go do Naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego. Każdy z producentów dołącza do książki serwisowej wzór takiego zawiadomienia. Pismo to musi być wysłanie nie później niż 7 dni po fiskalizacji. Po otrzymaniu pocztą z Urzędu Skarbowego numeru ewidencyjnego należy nanieść go trwale na obudowę urządzenia.

Krok 5 - odliczenia.
Każdy podatnik zakupujący kasę fiskalną ma prawo do odliczenia podatku VAT oraz do zaliczenia w koszty wydatków na zakup kasy czy tez do amortyzacji jej wartości początkowej. Podatnicy, którzy rozpoczynają dopiero ewidencjonowanie obrotu przy zastosowaniu kasy rejestrującej, mają prawo dodatkowo do odliczenia od podatku VAT 50% ceny netto kasy, nie więcej jednak niż 2 500 zł. Warunkiem odliczenia jest zainstalowanie kasy oraz rozpoczęcie ewidencjonowania w obowiązujących terminach.

Odliczenie 50% ceny netto obowiązuje jedynie przy pierwszym zakupie kas. Przy dokupieniu kolejnej kasy nie istnieje już taka możliwość.

Odliczenie może być dokonane w miesiącu (kwartale), w którym rozpoczęto ewidencjonowanie, albo w którymkolwiek następnym miesiącu (kwartale). Do odliczenia konieczny jest dowód zapłaty całej należności za kasę. W przypadku zakupu kasy:

• na raty albo na kredyt - bank opłacił całość, a dowodem będzie umowa kredytowa;
• na kupiecki termin płatności - odliczenie będzie możliwe dopiero po zapłacie całej należności.

• dane określające imię i nazwisko lub nazwę podmiotu świadczącego usługi serwisowe, który dokonał fiskalizacji kasy;
• oryginał faktury potwierdzającej zakup kasy wraz z dowodem zapłaty całej należności za kasę;
• informację o numerze rachunku bankowego, na który należy dokonać zwrotu;
• fotokopię świadectwa przeprowadzonej legalizacji ostatecznej taksometru współpracującego z kasą o przeznaczeniu specjalnym.