Podatnik jest obowiązany do wykonania przeglądów okresowych. Przegląd kasy powinien odbyć się nie rzadziej, niż co 12 miesięcy.
Podatnik ma obowiązek zgłosić do serwisu każdą nieprawidłowość w działaniu kasy.
Podatnik ma obowiązek sprawdzenia na żądanie organów nienaruszalność kasy i prawidłowość jej działania.
Podatnik ma obowiązek samodzielnej i stałej weryfikacji poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania
nazw towarów/usług i właściwego ich przyporządkowania do stawek podatków.
Podatnik ma obowiązek przechowywania książki kasy w miejscu i przez okres jej użytkowania oraz udostępniania jej na żądanie służby serwisowej.
W przypadku utraty książki kasy rejestrującej podatnik jest obowiązany niezwłocznie zwrócić się do serwisu o wydanie duplikatu oraz powiadomić
o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego. Na stronie tytułowej tej książki musi być umieszczony napis DUPLIKAT.
Podatnik ma obowiązek poddania obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kas, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane,
przed ich ponownym zastosowaniem przez podatnika do prowadzenia ewidencji.
Naruszenie obowiązków w zakresie zgłoszenia kasy do serwisu celem wykonania przeglądu skutkuje utratą prawa do odliczenia 50% ceny
netto kasy (albo obowiązkiem zwrotu kwoty już odliczonej lub otrzymanej wcześniej).
Kasy rezerwowe
Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących,
podatnik jest obowiązany ewidencjonować obroty i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku, gdy ewidencja
obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwa, podatnik nie może prowadzić sprzedaży towarów i usług.
Powyższy przepis nie oznacza jednak bezwzględnego obowiązku zakupu rezerwowych kas rejestrujących. Wybór w tym względzie należy wyłącznie do
podatnika i to on decyduje czy zakupi kasy rezerwowe oraz ile tych kas zakupi. Podatnik, który zrezygnuje z kupna kasy rezerwowej musi oczywiście
liczyć się z koniecznością zamknięcia punktu sprzedaży w przypadku awarii kasy podstawowej. Jeśli sklep posiada kilka kas rejestrujšcych, to awaria
jednej z nich wiąże się jedynie z wyłączeniem jednego stanowiska ze sprzedaży i przejęciem jej funkcji przez kasę z sąsiedniego stanowiska.
Decyzja o zakupie kasy rezerwowej jest więc decyzją ekonomiczną, związaną z indywidualnym charakterem działalności danej firmy.
Aby kasa rejestrująca mogła pełnić funkcję kasy rezerwowej muszą być dokonane wszystkie czynności wymagane w przypadku kasy podstawowej,
czyli: zgłoszenie, fiskalizacja oraz zawiadomienie do urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego.
