Podatnicy podatku od towarów i usług obowiązani są do ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących sprzedaży:

• na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej;
• na rzecz osób fizycznych - przedsiębiorców dokonujących zakupów prywatnie, nie na rzecz swojego przedsiębiorstwa;
• na rzecz rolników ryczałtowych (zakup dla gospodarstwa i prywatnie).

Sankcje za niedopełnienie obowiązku
Podatnicy, którzy pomimo obowiązku nie rozpoczynają ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej, nie mają prawa w okresie zwłoki do odliczenia 30% podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. Z chwilą dopełnienia obowiązku mogą odliczać VAT na zasadach ogólnych, jednak nie odliczony wcześniej podatek przepada, a podatnikowi nie służy prawo do odliczenia/zwrotu 50% ceny netto kas.

Podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani do:

• dokonywania rejestracji każdej sprzedaży przy zastosowaniu kasy i dokonywania wydruku z każdej sprzedaży paragonu fiskalnego lub faktury VAT oraz do wydawania oryginału wydrukowanego dokumentu nabywcy;
• sporządzania raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym;
• sporządzania raportu za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu;
• w przypadku awarii kasy fiskalnej, ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy rezerwowej lub zaprzestania sprzedaży;
• dokonywania wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i ich kopii na taśmie papierowej z rolki;
• przechowywania kopii dokumentów kasowych przez okres 6 lat;
• stosowania kas wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży, bez prawa ich używania przez osoby trzecie;
• przechowywania książki serwisowej kasy, w miejscu jej użytkowania oraz udostępniania jej na żądanie właściwych organów;

Podatnicy świadczący usługi przewozu osób i ładunków taksówkami są obowiązani do stosowania kasy wyposażonej również w funkcję, związaną ze stosowaniem cen umownych indywidualnie negocjowanych i do wydawania paragonu, który powinien zawierać dodatkowo:

• cenę uzgodnioną do zapłaty i kwotę podatku podlegające ewidencji w pamięci fiskalnej kasy;
• imię i nazwisko lub nazwę skróconą nabywcy usługi oraz jego adres;
• miejsce rozpoczęcia i zakończenia kursu, z tym że w przypadku, gdy kurs skończył się w miejscu jego rozpoczęcia należy podać nazwę głównych miejscowości objętych trasą kursu.

Dokumentację kasy fiskalnej, w tym rolkę z paragonami oraz raporty, należy przechowywać do czasu przedawnienia się zobowiązań podatkowych, tzn. do czasu przedawnienia się również zobowiązań w podatku dochodowym. W takim razie niezbędne będzie przechowywanie ich przez 6 pełnych lat kalendarzowych od końca roku, w którym daną sprzedaż ujęto w kasie fiskalnej.

Możliwe jest jednak przechowywanie danych w formie elektronicznej. Kopie dokumentów kasowych (paragonów i raportów) mogą być sporządzane i przechowywane również na informatycznych nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu, jeżeli:

• zostały zapisane w określonym formacie, przy zastosowaniu urządzeń zewnętrznych, w czasie rzeczywistym równoległym z czasem ich wydruku przez kasę na taśmie papierowej, z tym że dla kas o zastosowaniu specjalnym sposób zapisywania przez te urządzenia zewnętrzne może zawierać inne rozwiązania dotyczące czasu zapisu;
• zastosowane rozwiązania programowe zabezpieczą kontrolę kompletności tych zapisów;
• zawierają pełne dane zawarte w tych dokumentach, oraz zawierają numer kontrolny

• posiadają sprawne urządzenia do odtworzenia treści zawartych na tych nośnikach w postaci wydruków;
• zgłoszą do naczelnika urzędu skarbowego numery ewidencyjne kas rejestrujących i datę rozpoczęcia stosowania systemu takiego sporządzania kopii i przechowywania dokumentów kasowych;
• w roku ubiegłym wydali więcej niż 100 000 paragonów fiskalnych dokumentujących dokonaną przez nich sprzedaż.

• bezpośrednio po dokonaniu każdej sprzedaży wydrukuj paragon fiskalny;
• niezwłocznie wydaj wydrukowany paragon nabywcy towaru lub usługi;
• nabijaj na kasę wyłącznie własną sprzedaż;
• wystawiając fakturę do paragonu fiskalnego odbierz od nabywcy paragon i połącz go z kopią faktury pozostającą w Twojej dokumentacji;
• po zakończeniu sprzedaży w danym dniu wykonaj raport dobowy fiskalny;
• po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca (po raporcie dobowym) wykonaj raport fiskalny za okres miesięczny;
• jeśli prowadzisz sprzedaż sezonową, podłącz kasę do prądu i włącz ją minimum raz w miesiącu, w celu doładowania akumulatora głównego i akumulatora podtrzymującego pamięć kasy;
• używaj tylko sprawdzonych materiałów eksploatacyjnych, to Ty jesteś odpowiedzialny za jakość wydruku oraz jego czytelność.
• przy przechowywaniu papieru termoczułego unikaj: wysokich temperatur (do 25st.C), dużej wilgotności przekraczającej 65% oraz bezpośredniego działania promieni słonecznych.